Shopifyストアの電子帳簿保存法対応｜何を保存すべきかを整理する

Shopifyでストアを運営していると、注文確認メール、決済明細、仕入先からの請求書といった書類が日々electronicに積み上がります。2024年1月に電子帳簿保存法の猶予期間が終了して以降、これらを紙に印刷して保存することは原則として認められません。

この記事では、何が保存対象で、どの要件を満たす必要があるのかを整理します。

何が「電子取引」にあたるか

電子帳簿保存法のうち、すべての事業者に義務付けられているのは「電子取引データの保存」です。判断基準はシンプルで、電子的に授受した取引情報はすべて対象になります。

Shopifyストアの運営で発生しやすいものを挙げると、次のようなものです。

• ストアが発行した注文確認・領収書のデータ
• Shopify Paymentsなどの決済明細
• メール添付で受け取った仕入先の請求書（PDF）
• 各種SaaSの利用料明細（管理画面からダウンロードするもの）
• 広告費の請求データ

紙で受け取った書類は対象外ですが、同じ取引をメールでも受け取っていれば、そのデータ側にも保存義務が生じます。

満たすべき2つの要件

保存にあたっては「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つが求められます。

真実性の確保

保存したデータが後から改ざんされていないことを示せる状態にします。方法は複数あり、いずれか1つを満たせば足ります。

• タイムスタンプを付与する
• 訂正・削除の履歴が残るシステムに保存する
• 訂正削除を行わない旨の事務処理規程を定めて運用する

システム投資が難しい場合、国税庁が公開しているサンプルをもとに事務処理規程を整備する方法でも要件を満たせます。小規模な事業者はここから始めるのが現実的です。

可視性の確保

税務調査の際に、求められたデータをすぐ提示できる状態にします。実務で負担が大きいのはこちらです。

必要なのは、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目で検索できること。加えて、ディスプレイやプリンタを備え付け、画面や書面で確認できるようにしておきます。

なお、税務職員からのダウンロードの求めに応じられるようにしている場合は、範囲指定検索と項目の組み合わせ検索の機能は不要になります。この緩和は小規模事業者にとって効きます。

ファイル名で運用する場合の限界

最も安価な方法は、規則的なファイル名を付けてフォルダに保存することです。たとえば 20260805_サンプル商事_110000.pdf のように、日付・取引先・金額を含めておけば、OSの検索で3項目に対応できます。

ただしこの方法には、運用が回らなくなる境目があります。

• 取引件数が増えるとファイル名の付け間違いが混入する
• 担当者が複数になると命名規則が揺れる
• 事務処理規程の運用実態を説明できる人がいなくなる

月あたりの電子取引が数十件を超えたあたりから、手作業の限界が見えてきます。この段階でシステム側に寄せる判断が必要になります。

Shopify固有の注意点

Shopifyの標準機能だけでは、日本のインボイス要件を完全に満たした適格請求書の発行はできません。管理画面の「税金と関税」で税率設定はできますが、登録番号の印字や税率ごとの内訳表示には対応していないためです。

実務上は帳票発行アプリを導入することになりますが、発行した書類を電帳法の要件で保存するところまでは、アプリ側が面倒を見てくれないケースがあります。発行と保存は別の話として設計してください。

まとめ

• 電子的に授受した取引情報はすべて保存対象。紙への印刷では代替できない
• 真実性は事務処理規程でも満たせる。まずここから始めてよい
• 可視性は日付・金額・取引先の3項目検索が要件
• ファイル名運用は月数十件が目安の限界
• Shopifyでは「発行」と「保存」を分けて設計する

Mumu Laboでは、Shopifyの注文書類を電帳法の要件で自動保存する DenchoBox を開発しています。適格請求書のPDF発行と、景表法・ステマ規制の表示チェックも合わせて扱えるように設計しています。

この記事は制度の一般的な整理であり、個別の税務判断を示すものではありません。自社の対応可否については、顧問税理士または所轄の税務署にご確認ください。